专业敬业乐业铸就卓越——贵阳中国旅行社会议接待范例展示

作者:段晓军    来源:贵阳中国旅行社    发布时间:2017-06-06 00:00    浏览量:2184    评论总数:0


案例简介
   2017年兴义“中国美丽乡村·万峰林峰会”期间,受宁波市旅游局委托,于兴义市国际会展中心承办“宁波市旅游局民宿招商推介会”和西江千户苗寨承办“宁波市四明山区域民宿招商交流座谈会”。贵阳中国旅行社会议执行团队承办两场会议策划与执行工作。


    会议举办的成功与否,很大程度上取决于会议策划方案的专业细致程度和执行团队的经验以及能力。每年超过一百场的政府接待类/大型参展类/公关活动类会议活动执行经验依靠的绝不仅仅是“中旅CTS”品牌。从策划文案设计到方案预演再到会前执行会中保障会后收尾,贵阳中国旅行社会议执行团队每一位同仁早就百炼成钢以一当百。
    卓越说得有些夸大,专业敬业乐业却是每一位客户一致的说辞。


    会议举办的前一天,下午1700进场,兴义国际会展中心3号厅下午的会议刚刚结束,半小时翻台预布置。等候物料抵达安装调试走台排演流程。


    市区的会议场地,运送物料的车辆进入要考虑实际的交通情况,对接支撑团队的工作习惯,以及会场给予的配合度等等方面,有时候一个小小的理解偏差,都会导致整个流程的耽搁。物料谁负责准备,打包运输如何便利,抵达后怎样交接,安装调试人员是否能够同步,与主办方对接流程如何保持一致。所有这一切考验的乃是会议主控人员的综合。
    一站式一条龙对接服务一直是我们秉持的执行原则,所有的问题和工作量全部集中到主控人员身上,最大限度降低各环节沟通时的误差,力求保证接待准备和执行实施的顺畅。


    晚上2200,最后一块LED显示屏安装完毕,即将进行通电联调。大部分的会展物料都是从这个场地运到那个场地,高频率的使用会使设备产生较多的运行问题,硬件和软件富裕资源配置已经成为我们多年执行的习惯,正式会议开始之前至少要让设备与会议流程同步试演一小时才算OK。


    设备安装完毕,通电联调之时,会议资料进场,摆台布置。亲自摆台有助于根据坐席卡了解领导及嘉宾座位关系,在会议进行时提供相应的针对性服务。参会嘉宾区的系统服务能够保证会场有序,达到主办方预期的会议氛围,使会议的成功举办得到有力保障。


    大屏幕通电联调,按照不同的视频影音播放文件进行分类优化处理,让每一段嘉宾推介时的背景更加符合现场氛围,达到最佳效果。


    会场摄影记录测光准备,按照会场实际情况和会议流程设计预演拍摄位置,对摄影摄像装备进行参数设定和模拟拍摄。会议摄影属于随机抓拍,正常情况下只有一次机会,转瞬即逝,摄影师提前按照会议流程进行预演设定,才能保证机位提前于领导嘉宾,捕捉精彩会议瞬间。


    走台开始,音控师灯光师摄影师演练,与会议流程之间达到正负2秒的神同步。就像小时候课文《卖油翁》里所说:无他,唯手熟尔。


    午夜0030,准备工作就绪,清场,测最后一次全景拍摄光;安排安保人员值守,交待次日会场工勤人员及时交接。


    次日早0700,入场最后调试设备,检查各环节。


    0830,领导及嘉宾陆续签到中。


    0900,会议正式开始,一切顺利。


   

    第三日下午,西江千户苗寨招商交流座谈会。
    因是座谈会形式,并且在西江极富民族特色的客栈内进行,暗合民宿招商交流的会议主题,所以会场保障服务相对简单,提前三小时进行现场布置即完成。


    此类会议邀请嘉宾的到会与否以及参会时的准时性,包括会议进行期间会场氛围,会议主题交流等是座谈会成功的关键所在。列邀请名单,斟酌人选,逐一落实邀请,提供会议主题内容供嘉宾预热,会前反复落实参会信息,会中调控会议氛围,会后送别嘉宾收尾等环节一气呵成,衔接紧密;既是会议执行的专业度体现,更是多年从业累积的丰富人脉资源起作用。


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贵阳中国旅行社会展中心

会议策划执行  0851-85873335  85873336

商务考察接待  0851-85831567  85831345

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